Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele externe Projekte betreuen, ist es wichtig, dass Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter immer richtig im Blick haben. Jeder einzelne Mitarbeiter soll dabei natürlich in erster Linie seine eigene Zeit kennen und diese auch dokumentieren. Doch wenn die Mitarbeiter stets in unterschiedlichen Häusern eingesetzt werden und einige vielleicht auch noch zu Hause einen Teil der Aufgaben erledigen, wird es für die Projektleiter schwierig, das gesamte Budget zu kontrollieren. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine Online Zeiterfassung einzusetzen. Mit dieser können alle Mitarbeiter jeden Arbeitsschritt minutengenau dokumentieren, egal wo sie an den Aufgaben arbeiten. Der Projektleiter kann also jederzeit prüfen, ob der Arbeitsverlauf zur bisher dafür aufgebrachten Zeit passt und ob das eingeplante Budget eingehalten werden kann. Auf diese Weise kann er rechtzeitig eingreifen, wenn nebensächliche Detailarbeiten zu viel Zeit kosten oder eine vollständige Neuplanung des Budgets notwendig wird.
Dadurch, dass die Zeiterfassung über das Internet erreicht werden kann, ist der Überblick jederzeit aktuell. Dafür müssen aber auch alle Mitarbeiter dazu angehalten werden, ihre Arbeitsschritte zeitnah zu dokumentieren und mindestens einmal am Tag die für das Projekt aufgebrachte Arbeitszeit eintragen. Wenn einzelne Mitarbeiter sich an die hierfür notwendigen Arbeitsweisen nicht halten können, weil ihnen das entsprechende Arbeitsmaterial fehlt, dann muss die für diese Mitarbeiter eingeplante Zeit schon im Voraus im System als vergeben eingetragen werden. Nur so entgeht man der Überraschung, dass am Ende des Projektes noch einmal 100 Arbeitsstunden dokumentiert werden müssen.