Projekte richtig planen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele externe Projekte betreuen, ist es wichtig, dass Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter immer richtig im Blick haben. Jeder einzelne Mitarbeiter soll dabei natürlich in erster Linie seine eigene Zeit kennen und diese auch dokumentieren. Doch wenn die Mitarbeiter stets in unterschiedlichen Häusern eingesetzt werden und einige vielleicht auch noch zu Hause einen Teil der Aufgaben erledigen, wird es für die Projektleiter schwierig, das gesamte Budget zu kontrollieren. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine Online Zeiterfassung einzusetzen. Mit dieser können alle Mitarbeiter jeden Arbeitsschritt minutengenau dokumentieren, egal wo sie an den Aufgaben arbeiten. Der Projektleiter kann also jederzeit prüfen, ob der Arbeitsverlauf zur bisher dafür aufgebrachten Zeit passt und ob das eingeplante Budget eingehalten werden kann. Auf diese Weise kann er rechtzeitig eingreifen, wenn nebensächliche Detailarbeiten zu viel Zeit kosten oder eine vollständige Neuplanung des Budgets notwendig wird.

Dadurch, dass die Zeiterfassung über das Internet erreicht werden kann, ist der Überblick jederzeit aktuell. Dafür müssen aber auch alle Mitarbeiter dazu angehalten werden, ihre Arbeitsschritte zeitnah zu dokumentieren und mindestens einmal am Tag die für das Projekt aufgebrachte Arbeitszeit eintragen. Wenn einzelne Mitarbeiter sich an die hierfür notwendigen Arbeitsweisen nicht halten können, weil ihnen das entsprechende Arbeitsmaterial fehlt, dann muss die für diese Mitarbeiter eingeplante Zeit schon im Voraus im System als vergeben eingetragen werden. Nur so entgeht man der Überraschung, dass am Ende des Projektes noch einmal 100 Arbeitsstunden dokumentiert werden müssen.

Wie viel soll ich berechnen?

Wenn Sie selbstständig arbeiten, ist es nicht immer einfach, die Rechnung korrekt zu erstellen. Sie wollen für Ihre Arbeit gerecht entlohnt werden, den Kunden jedoch auch nicht durch eine falsch eingeschätzte Zeit übervorteilen. Mit einer Online Zeiterfassung können Sie dieses Problem leicht beheben.

Suchen Sie sich einen entsprechenden Anbieter und gewöhnen Sie sich an, jeden Ihrer Arbeitsschritte dort zu dokumentieren. Starten Sie die Uhr, bevor Sie mit einer Arbeit beginnen und stoppen Sie sie in jeder Pause. Auf diese Weise können Sie am Ende eines Projektes exakt ermitteln, wie viele Arbeitsstunden Sie für einen Kunden aufbringen mussten. Die Kosten für eine volle Stunde sind Ihren Kunden im Voraus bekannt, somit gibt es an der Höhe der Rechnung nichts mehr zu kritisieren.

Als nächsten Schritt sollten Sie auch lernen, Ihre Arbeitszeit korrekt einzuschätzen. Wenn ein Kunde einen Kostenvoranschlag wünscht, sollten Sie recht gut vorhersagen können, wie lange Sie für den Auftrag brauchen werden. Bei Ihrer Schätzung sollten Sie stets auch einen Risikozuschlag mit angeben, damit unerwartete Probleme nicht automatisch zu einem unzufriedenen Kunden führen. Der Zuschlag sollte aber auch nicht zu gross sein, da Sie Ihre Kundschaft mit zu hohen Schätzungen verschrecken werden. Wenn Ihre Rechnung am Ende um maximal zehn Prozent über Ihrer Schätzung liegt, wird Ihr Kunde höchstwahrscheinlich zufrieden sein. Achten Sie aber darauf, dass Sie bei Ihrer vorsichtigen Schätzung dem Kunden kein Preisversprechen machen. Wenn Sie die Rechnung dann nach oben korrigieren müssen, kann es sein, dass Ihr Kunde sich dagegen wehrt. pocket-watch-1425734-m